Электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года в России вступает в силу обязательный переход на электронные транспортные накладные, заказы, заявки на перевозки, экспедиторские документы. Это часть масштабной цифровизации документооборота в сфере грузовых перевозок.

Разъяснения ФНС о переходе на электронные перевозочные документы

Согласно разъяснениям Федеральной налоговой службы, с 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять в электронном виде следующие документы:

• транспортные накладные,

• заказы или заявки на перевозку,

• экспедиторские документы,

• железнодорожные накладные,

• грузовые накладные при авиаперевозках.

Изменения закреплены в Федеральном законе от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который вносит поправки в закон «О транспортно-экспедиционной деятельности». В ряде исключительных случаев, определяемых Минтрансом России, оформление бумажных перевозочных документов будет допускаться.

Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) уже сейчас позволит компаниям протестировать технологии и адаптировать процессы до наступления обязательного перехода. Электронные документы предоставляют ряд преимуществ:

• экономия на печатной технике, бумаге и курьерской доставке;

• исключается риск потери документов: они хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД;

• ускоряются взаиморасчёты: оплата за перевозку поступает в среднем на 20 дней быстрее;

• обеспечивается единый доступ к документу для всех участников перевозки: данные обновляются одновременно;

• упрощается контроль со стороны надзорных органов: снижается число запросов к бизнесу.

Порядок перехода на ЭПД:

1. Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя или ИП.

2. Оформление машиночитаемой доверенности (МЧД) для сотрудников.

3. Подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД (перечень — на сайте Минтранса РФ).

4. Назначение администратора системы и предоставление доступа сотрудникам и водителям (при необходимости).